HACKATHON: JAK ZORGANIZOWAĆ UCZESTNIKÓW?

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella.

Sensowni, różnorodni, pełni pomysłów uczestnicy są fundamentem dobrego hackatonu. Bez „łebskich” specjalistów nie ma co spodziewać się fajerwerków podczas finałowych prezentacji pomysłów. Uczestnicy mają też duży wpływ na atmosferę wydarzenia oraz jego PR w mediach społecznościowych. Tak po „milenialsowemu”: jak spotykasz spoko ludzi, to czas miło płynie, lepiej się pracuje i chętniej wrzucasz foteczki z wydarzenia na Fejsika. Zarówno w trakcie jak i po wydarzeniu. W tej części dowiesz się, co możesz zrobić, by zrekrutować grupę osób z potencjałem na fajnych uczestników.

Kogo chcesz mieć za uczestnika?

Kluczowym założeniem maratonów projektowania innowacji jest działanie w multidyscyplinarnych grupach. Takich, w których (w idealnej rzeczywistości) każdy z uczestników reprezentuje inny obszar specjalizacji. Programista, marketingowiec, HR-owiec, sprzedawca, itd. Im większą mamy różnorodność umysłów, tym lepsza jakość rozwiązań tworzonych przez grupy. Więcej dyskusji, punktów widzenia, różnorodnych pomysłów i podejść do tego samego tematu. Z perspektywy psychologii twórczości to właśnie ta różnorodność tworzy najlepsze warunki do pojawienia się „twórczego chaosu”, który jest niezbędny dla prawdziwie nowatorskich pomysłów. Tworzy to jednocześnie wyzwanie dla prowadzących, ale o tym więcej znajdziesz w sekcji „jak prowadzić hackathon?”.

By osiągnąć cele maratonu projektowania innowacji chcesz, by grupy uczestników hackathonu składały się ze specjalistów z rożnych obszarów (min. 3 różnych).

Poza wiedzą, doświadczeniem czy specjalizacją, warto rekrutację do takiego wydarzenia rozpocząć od osób chętnych, osobiście zainteresowanych udziałem. Takich, którzy bez specjalnego przekonywania wypełnią formularz zgłoszeniowy z nadzieją, że dostaną się na listę uczestników. Motywacja wewnętrzna jest warunkiem niezbędnym do kreatywnego myślenia, dlatego jeśli będziesz organizatorem lub moderatorem hackathonu, zdecydowanie rekomenduję rekrutować uczestników wśród chętnych.

Jak znaleźć uczestników?

Teraz powiesz pewnie: no tak, toż to banalnie proste! Kto przy zdrowych zmysłach chciałby mieć niezaangażowanych uczestników? Kto rekrutowałby wśród niechętnych i niezainteresowanych?* To, co prędzej spędza nam sen z powiek to odpowiedź na pytanie: jak znaleźć tych zainteresowanych!?

Odpowiedź jest prosta, lecz niełatwa w zastosowaniu: daj uczestnikom konkretną wartość z tego, że poświęcą dwa, trzy, pięć dni swojego czasu, na udział w Twoim hackatonie.

Niełatwe zastosowanie: nasze doświadczenie podpowiada nam, że najlepiej sprawdzają się następujące motywatory:

• Możliwość wygrania nagrody finansowej (zwykle w kwocie nie przewyższającej więcej niż 2 000 – 3 000 PLN)
• Możliwość zdobycia konkretnej wiedzy i doświadczenia procesu projektowania innowacji (doświadczenie warsztatów i zabranie materiałów szkoleniowych ☺)
• Możliwość poznania ekspertów w branży, którym uczestnicy mogą zaprezentować swoje zaangażowanie, wiedzę, itp.
• Możliwość pracy nad własnym pomysłem, który uczestnik już ma, lecz jeszcze w początkowym stadium doprecyzowania
• Możliwość otrzymania informacji zwrotnej na temat swojego pomysłu od ekspertów z branży oraz innych specjalistów
• Zebranie inspiracji do ulepszenia swoich osobistych koncepcji, planów, projektów, nad którym pracują uczestnicy w danym momencie

W praktyce, wiedza na temat powyższych motywatorów przekłada się na odpowiednie komunikowanie korzyści z udziału (marketing wydarzenia) oraz zaplanowanie scenariusza hackathonu, by uwzględniał czas na realizację obiecanych korzyści. Dla przykładu, scenariusz może zawierać:

• Dwie-trzy dłuższe przerwy networkingowe, podczas których moderatorzy poprowadzą ćwiczenia pozwalające na przełamanie lodów z ekspertami obecnymi podczas wydarzenia
• Wyzwanie projektowe na tyle szerokie, by pozwalało na wykorzystanie różnych pomysłów i/lub kierunków rozwoju czy rozwiązania (tak, by uczestnicy mogli w ramach wyzwania pracować z własnymi pomysłami)
• Opracowany szczegółowy plan udzielania informacji zwrotnej przez ekspertów na temat pomysłów, które będą oceniać w ramach prezentacji inwestorskiej. Informacja zwrotna, która jest przekazywana uczestnikom w formie pisemnej.

*Kto może chcieć mieć niezaangażowanych uczestników pytasz? Mieliśmy okazję nie raz prowadzić sesje warsztatowe dla klientów, którzy z różnych (ważnych dla siebie) powodów zdecydowali się na takie wydarzenie delegować osoby, które nie były zainteresowane tematem. Zostały delegowane przez swojego pracodawcę często w przekonaniu, że udział w takim wydarzeniu będzie dla nich formą nagrody. Większość z nich tą nagrodę odbierało jak świąteczny prezent w postaci „sweterka na drutach” lub zestawu skarpetek od babci. O ile takie prezenty są urocze gdy dostajemy je od rodziny, to od pracodawcy już średnio… Pomimo początkowego nastawienia uczestników, byliśmy w stanie przekonać i zaangażować ich do aktywnego udziału. Wymagało to jednak zdecydowanie większej ilości czasu, naszej energii i dobrego przygotowania wydarzenia. Oznaczało też większe koszty.