Każdy z nas pamięta przynajmniej jedno takie spotkanie: było głośno, poruszyliśmy milion wątków, kilka osób wygłosiło oracje niczym szlachta na sejmiku, skończyliśmy bez konkretów, a potem wszyscy zaczęli zerkać na zegarki i wrócili do swoich laptopów… Co zrobić, żeby dyskusje były konkretne i owocne? Jak powstrzymać krasomówców i zachęcić do wypowiedzi również cichych uczestników? Poniższe techniki moderacji testowaliśmy osobiście i pomogły uratować niejedną zespołową dyskusję 🙂

Oferta rynku szkoleniowego może zawrócić w głowie. Pod hasłem “team building i komunikacja w zespole” znajdziemy całą masę propozycji od paintballu i budowania maszyny Goldberga (wygląda tak) począwszy, na coachingu zespołu i grach VR kończąc. Jak w tym gąszczu możliwości rozpoznać, które szkolenie rzeczywiście przyniesie efekty?

Jeśli wierzyć statystykom, bezkonkurencyjnym numerem 1 wśród postanowień noworocznych .jest „schudnąć i poprawić kondycję”. Co nie jest może aż tak zaskakujące, wśród najczęściej łamanych postanowień noworocznych pierwsze miejsce zajmuje natomiast… „schudnąć i poprawić kondycję” ☺ (New Years Resolution Statistics, Top 10 Commonly Broken New Year’s Resolutions). Popularnością (przynajmniej przez pierwszy tydzień) cieszą się też także: „być lepiej zorganizowanym” oraz „oszczędzać i rozsądnie wydawać pieniądze”, a Facebook obfituje w mniej samorozwojowe, choć ciekawe, propozycje w rodzaju: „W 2017 będę jeszcze bardziej złośliwa”, „W 2017 mój chłopak mi się oświadczy” i „W 2017 roku będę szalona jak Brooke z Mody na sukces” Co zrobić żeby… dla odmiany zrealizować tegoroczne postanowienie? Jak co roku o tej porze najtęższe głowy zastanawiają się: „Dlaczego tak szybko rezygnujemy z tak mądrych decyzji?”, powołując się przy tym na wiedzę psychologiczną, twierdzenia ogólne o naturze człowieka i przykłady ludzi sukcesu. Pozostając w klimacie kreatywności, przeformułujmy jednak to pytanie na bardziej interesujące: „Co zrobić, żeby tegoroczne postanowienie było przyjemne w realizacji?”, „Co zrobić, żeby mój zapał nie opadł po tygodniu?”, „Co zrobić, żeby minimalizować koszty, a maksymalizować efekty?”. Zadawanie pytań „Co zrobić, żeby…?” jest istotnym elementem procesu kreatywnego (a przecież wymyślenie różnych postanowień i wybór jednego do realizacji jest naturalnie zachodzącym procesem kreatywnym), od którego często zależy powodzenie lub porażka całego przedsięwzięcia. Co zrobić żeby… dla odmiany zrealizować tegoroczne postanowienie? Jak co roku o tej porze najtęższe głowy zastanawiają się: „Dlaczego tak szybko rezygnujemy z tak mądrych decyzji?”, powołując się przy tym na wiedzę psychologiczną, twierdzenia ogólne o naturze człowieka i przykłady ludzi sukcesu. Pozostając w klimacie kreatywności, przeformułujmy jednak to pytanie na bardziej interesujące: „Co zrobić, żeby tegoroczne postanowienie było przyjemne w realizacji?”, „Co zrobić, żeby mój zapał nie opadł po tygodniu?”, „Co zrobić, żeby minimalizować koszty, a maksymalizować efekty?”. Zadawanie pytań „Co zrobić, żeby…?” jest istotnym elementem procesu kreatywnego (a przecież wymyślenie różnych postanowień i wybór jednego do realizacji jest naturalnie zachodzącym procesem kreatywnym), od którego często zależy powodzenie lub porażka całego przedsięwzięcia. autor: Zosia Augustyniak źródło ilustracji: Bill Watterson „Calvin and Hobbes”

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella. Hackathon, zwany również maratonem projektowania rozwiązań, to wydarzenie skierowane do programistów, podczas którego zadaniem uczestników jest wymyślenie, opracowanie i przetestowanie nowatorskich pomysłów na wyzwanie zdefiniowane przez organizatora. Odbywa się w ściśle określonym terminie, często ograniczony do kilku dni (od 2 do 5). Wyzwanie, nad którym pracują uczestnicy, zwykle ogłaszane jest w dniu rozpoczęcia. Często organizowany w formie konkursu z nagrodami dla najlepszych zespołów. To tyle z definicji. Patrząc od kuchni, hackathon to warsztaty innowacji otwartej, których celem jest zebranie nowatorskich pomysłów na rozwiązanie kluczowych wyzwań, przed którymi stoi sponsor wydarzenia. Wyrasta z idei zaangażowania programistów, jako uczestników wydarzenia, jednak w warsztatach innowacji otwartej kluczowe jest przede wszystkim zaangażowanie ekspertów spoza organizacji. Kwestią drugorzędną jest ich obszar specjalizacji. Ważniejsze jest, by byli oni dobrze dobrani do tematyki, którą chcemy się zająć. Nazwie „hackathon” bliżej jest do idei „hackowania” aniżeli do zaangażowania stricte programistów. Możemy zatem zorganizować foodhathon dla branży spożywczej, podczas którego zespoły specjalistów (w tym inżynierów) będą pracować nad „hackowaniem” np.: technologii utylizacji odpadów z procesu przetwórstwa mięsnego czy rybnego. Dla uproszczenia, w dalszej części tekstu nazwę hackathon będę traktował jako szersze określenie idei warsztatów innowacji otwartej (a nie tylko opisując wydarzenia angażujące programistów). Hackathon, czy konkretniej warsztaty innowacji otwartej, można porównać do wypraw morskich w poszukiwaniu nowych lądów. Jako organizator sponsorujemy statek, załatwiamy dobrego kapitana (moderatora procesu), werbujemy kilku doświadczonych żeglarzy (ekspertów), po czym idziemy do portu i rekrutujemy resztę załogi (uczestników). Są to ludzie sobie obcy, ale łączy ich jeden cel tej wyprawy – szukanie nowego. Podczas takich wydarzeń najczęściej poruszane są wyzwania związane z obszarami takimi jak: sprzedaż, obsługa klienta, inżynieria procesu lub projektowanie rozwiązań technologicznych. Podczas hackathonów łowimy zarówno pomysły na konkretne rozwiązania jak i twórcze osoby i zespoły, które potrafią tworzyć nowatorskie rozwiązania. Głównym celem takiego wydarzenia jest zebranie pomysłów i inspiracji dla biznesu. Zarówno w formie fizycznej (np.:  rozwiązań do których będziemy chcieli kupić prawa autorskie / zatrudnić zwycięski zespół), jak również w formie niematerialnej (inspiracji dla zespołu organizującego / ekspertów organizatora, którzy mogą podpatrzeć kierunki myślenia osób „spoza” organizacji). Wartością dodaną jest też nawiązanie kontaktu z talentami, których możemy zainteresować naszą firmą – sponsorem hackathonu. Poza celami biznesowymi, warsztaty projektowania innowacji otwartej często mają też na celu: Promowanie marki organizatora wśród potencjalnych pracowników (cele employer brandingowe) Poszukiwanie zespołów / start-up-ów na wczesnym etapie, które mają potencjał i mogą zostać włączone do korporacyjnego inkubatora pomysłów Inspirowanie pracowników sponsora (np.: osób z wewnętrznego działu R&D), którzy występują w wydarzeniu w roli ekspertów Budowanie postaw pro-kreatywnych wśród pracowników organizatora – którzy biorą udział w wydarzeniu w roli uczestników (połączeni w grupy z osobami spoza organizacji) Zebranie bazy pomysłów / inspiracji, które są punktem wyjścia do poszukiwania rozwiązań w różnych działach w organizacji WYZWANIE: kluczowe jest dobre ustalenie zasad i warunków korzystania z praw autorskich do tego, co powstanie podczas warsztatów. Oczywistym jest, że potrzebujemy uregulować te kwestie na linii organizator (korporacja) – uczestnicy hackathonu. Warto jednak pamiętać, że ta kwestia powinna być też uregulowana pomiędzy uczestnikami wydarzenia (którzy często są dobierani spośród osób, które nie znają się przed wydarzeniem). Powinno być zatem określone kto i na jakich warunkach może korzystać z praw autorskich do utworów, które powstaną W TRAKCIE hackathonu.

W przeciągu ostatnich 2 tygodni realia naszego codziennego życia zmieniają się z dnia na dzień na naszych oczach. Styl pracy, który kiedyś był wymuszany realiami projektów lub rynku pracy wąskiej grupy specjalistów, dzisiaj stał się mniej lub bardziej chcianą rzeczywistością wielu zespołów. Home office, czyli praca z domu, stał się już (lub stanie się niedługo) codzienną rzeczywistością naszej pracy zespołowej. Permanentna praca  zdalna całego zespołu to zupełnie inna bajka niż home office, kiedy czasami kogoś po prostu nie ma w biurze. Tym razem przenosimy do przestrzeni wirtualno-telefonicznej pracę całego zespołu. Chodzi  więc o stworzenie nowych ram, „rytuałów” pracy zespołowej w nowych warunkach. Takie ramy  tworzą porządek i pomagają  się szybciej zaadaptować do nowej sytuacji. Na co warto zwrócić uwagę, z perspektywy managera, by minimalizować negatywne skutki takiej sytuacji dla produktywności każdego z członków jak i całego zespołu? Czytaj dalej i dowiedz się co jest kluczowe dla zachowania efektywności zespołu w tym trudnym czasie

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella. Eksperci podczas takich wydarzeń to temat rzeka. Często, w roli eksperta, możesz spotkać speców od własnego PR-u lub kogoś z łapanki. Taka sytuacja w stylu: „hej, kogoś musimy wydelegować z naszego działu na to wydarzenie, co je organizuje Dział Innowacji. Ktoś chętny?” I po chwili Czesio, asystent działu, otrzymuje „w nagrodę” delegację na warsztaty. Bo akurat ma najmniej do roboty w tym tygodniu. Czasem jednak można spotkać ekspertów poszukujących inspiracji lub faktycznie merytorycznych inżynierów, product managerów, specjalistów od technologii, którzy zarówno chcą podzielić się swoim doświadczeniem jak i sami widzą korzyści z udziału w takim wydarzeniu. W tej części podpowiem jak szukać takich osób i po czym poznać, że będą dobrymi ekspertami podczas takiego wydarzenia. Jakich chcesz mieć ekspertów? Truizmem będzie powtarzanie, że chcesz mieć zaangażowanych ekspertów. Choć z perspektywy moderatora stwierdzam, że zaangażowani eksperci są nawet ważniejsi, niż zaangażowani uczestnicy. Bo swoją obecnością potrafią zdopingować i zachęcić grupy do wytężonej pracy podczas hackatonu. Podobnie jak w przypadku uczestników, ekspertom też trzeba zaproponować coś, co będzie warte ich czasu i uwagi. Korzyść, którą mogą osiągnąć dzieląc się z Tobą i grupami wiedzą i niemałym doświadczeniem. Odpowiedź prosta, ale zastosowanie… Niełatwe zastosowanie: nasze doświadczenie podpowiada nam, że najlepiej sprawdzają się następujące motywatory: Możliwość zdobycia konkretnej wiedzy i doświadczenia procesu projektowania innowacji (doświadczenie warsztatów i zabranie materiałów szkoleniowych ☺). Eksperci lubią, gdy moderatorzy dzielą się wiedzą z zakresu prowadzenia takich wydarzeń i grup projektowych Możliwość poznania ekspertów w branży – nigdy nie wiadomo, jakie znajomości mogą nam się przydać w przyszłość. Warto rozwijać sieć kontaktów, szczególnie wśród uznanych ekspertów branżowych Możliwość zainspirowania się pomysłami młodych osób / uczestników – eksperci często wspominali nam, po takich wydarzeniach, że jedną z kluczowych wartości dla nich jest inspiracja i otworzenie oczu na nowe / inne obszary działania. Uczestnicy takich wydarzeń wykazują się ponadprzeciętną kreatywnością i nie są obarczeni ograniczeniami korporacyjnymi, które eksperci już przyjęli jako standard i nie kwestionują status quo. By osiągnąć cele maratonu projektowania innowacji chcesz, by eksperci przychodzili na wydarzenie z zamysłem, że udział w hackathonie będzie w stanie zrealizować ich osobiste korzyści. Jak to zrobić? Zerknij to części „jak wybrać dobry temat na warsztaty”

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella. Sensowni, różnorodni, pełni pomysłów uczestnicy są fundamentem dobrego hackatonu. Bez „łebskich” specjalistów nie ma co spodziewać się fajerwerków podczas finałowych prezentacji pomysłów. Uczestnicy mają też duży wpływ na atmosferę wydarzenia oraz jego PR w mediach społecznościowych. Tak po „milenialsowemu”: jak spotykasz spoko ludzi, to czas miło płynie, lepiej się pracuje i chętniej wrzucasz foteczki z wydarzenia na Fejsika. Zarówno w trakcie jak i po wydarzeniu. W tej części dowiesz się, co możesz zrobić, by zrekrutować grupę osób z potencjałem na fajnych uczestników. Kogo chcesz mieć za uczestnika? Kluczowym założeniem maratonów projektowania innowacji jest działanie w multidyscyplinarnych grupach. Takich, w których (w idealnej rzeczywistości) każdy z uczestników reprezentuje inny obszar specjalizacji. Programista, marketingowiec, HR-owiec, sprzedawca, itd. Im większą mamy różnorodność umysłów, tym lepsza jakość rozwiązań tworzonych przez grupy. Więcej dyskusji, punktów widzenia, różnorodnych pomysłów i podejść do tego samego tematu. Z perspektywy psychologii twórczości to właśnie ta różnorodność tworzy najlepsze warunki do pojawienia się „twórczego chaosu”, który jest niezbędny dla prawdziwie nowatorskich pomysłów. Tworzy to jednocześnie wyzwanie dla prowadzących, ale o tym więcej znajdziesz w sekcji „jak prowadzić hackathon?”. By osiągnąć cele maratonu projektowania innowacji chcesz, by grupy uczestników hackathonu składały się ze specjalistów z rożnych obszarów (min. 3 różnych). Poza wiedzą, doświadczeniem czy specjalizacją, warto rekrutację do takiego wydarzenia rozpocząć od osób chętnych, osobiście zainteresowanych udziałem. Takich, którzy bez specjalnego przekonywania wypełnią formularz zgłoszeniowy z nadzieją, że dostaną się na listę uczestników. Motywacja wewnętrzna jest warunkiem niezbędnym do kreatywnego myślenia, dlatego jeśli będziesz organizatorem lub moderatorem hackathonu, zdecydowanie rekomenduję rekrutować uczestników wśród chętnych. Jak znaleźć uczestników? Teraz powiesz pewnie: no tak, toż to banalnie proste! Kto przy zdrowych zmysłach chciałby mieć niezaangażowanych uczestników? Kto rekrutowałby wśród niechętnych i niezainteresowanych?* To, co prędzej spędza nam sen z powiek to odpowiedź na pytanie: jak znaleźć tych zainteresowanych!? Odpowiedź jest prosta, lecz niełatwa w zastosowaniu: daj uczestnikom konkretną wartość z tego, że poświęcą dwa, trzy, pięć dni swojego czasu, na udział w Twoim hackatonie. Niełatwe zastosowanie: nasze doświadczenie podpowiada nam, że najlepiej sprawdzają się następujące motywatory: Możliwość wygrania nagrody finansowej (zwykle w kwocie nie przewyższającej więcej niż 2 000 – 3 000 PLN) Możliwość zdobycia konkretnej wiedzy i doświadczenia procesu projektowania innowacji (doświadczenie warsztatów i zabranie materiałów szkoleniowych ☺) Możliwość poznania ekspertów w branży, którym uczestnicy mogą zaprezentować swoje zaangażowanie, wiedzę, itp. Możliwość pracy nad własnym pomysłem, który uczestnik już ma, lecz jeszcze w początkowym stadium doprecyzowania Możliwość otrzymania informacji zwrotnej na temat swojego pomysłu od ekspertów z branży oraz innych specjalistów Zebranie inspiracji do ulepszenia swoich osobistych koncepcji, planów, projektów, nad którym pracują uczestnicy w danym momencie W praktyce, wiedza na temat powyższych motywatorów przekłada się na odpowiednie komunikowanie korzyści z udziału (marketing wydarzenia) oraz zaplanowanie scenariusza hackathonu, by uwzględniał czas na realizację obiecanych korzyści. Dla przykładu, scenariusz może zawierać: Dwie-trzy dłuższe przerwy networkingowe, podczas których moderatorzy poprowadzą ćwiczenia pozwalające na przełamanie lodów z ekspertami obecnymi podczas wydarzenia Wyzwanie projektowe na tyle szerokie, by pozwalało na wykorzystanie różnych pomysłów i/lub kierunków rozwoju czy rozwiązania (tak, by uczestnicy mogli w ramach wyzwania pracować z własnymi pomysłami) Opracowany szczegółowy plan udzielania informacji zwrotnej przez ekspertów na temat pomysłów, które będą oceniać w ramach prezentacji inwestorskiej. Informacja zwrotna, która jest przekazywana uczestnikom w formie pisemnej. *Kto może chcieć mieć niezaangażowanych uczestników pytasz? Mieliśmy okazję nie raz prowadzić sesje warsztatowe dla klientów, którzy z różnych (ważnych dla siebie) powodów zdecydowali się na takie wydarzenie delegować osoby, które nie były zainteresowane tematem. Zostały delegowane przez swojego pracodawcę często w przekonaniu, że udział w takim wydarzeniu będzie dla nich formą nagrody. Większość z nich tą nagrodę odbierało jak świąteczny prezent w postaci „sweterka na drutach” lub zestawu skarpetek od babci. O ile takie prezenty są urocze gdy dostajemy je od rodziny, to od pracodawcy już średnio… Pomimo początkowego nastawienia uczestników, byliśmy w stanie przekonać i zaangażować ich do aktywnego udziału. Wymagało to jednak zdecydowanie większej ilości czasu, naszej energii i dobrego przygotowania wydarzenia. Oznaczało też większe koszty.

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella. Wyzwanie, z którym będą mierzyć się uczestnicy podczas hackatonu, musi być ważne z perspektywy organizacji – by opłacało nam się sponsorowanie tej wyprawy poszukiwawczej. Powinno bezpośrednio dotyczyć naszej strategii, bo wtedy będzie nam zdecydowanie łatwiej znaleźć fundusze. Może być też związane z poradzeniem sobie z kluczowym dla nas problemem lub wykorzystaniem technologii, w której widzimy ogromny potencjał, dla naszego biznesu. W tej części znajdziesz informacje o tym kto, kiedy i jak powinien definiować wyzwanie/temat na hackaton. Kto i kiedy powinien definiować wyzwanie projektowe? Z racji wykorzystywanej metodologii (np.: Design thinking) pozwalamy uczestnikom, podczas hackathonu, definiować szczegóły wyzwania projektowego, nad którym będziemy pracować w ciągu tych kilku dni. To oni będą mieli większą wiedzę o użytkownikach, po przejściu etapu empatyzacji. Zanim jednak rozpoczniemy maraton, potrzebujemy mieć jakiś punkt wyjścia. Jakiś kierunek, w którym będziemy podążać, by zrealizować postawione cele i oczekiwania. Kierunek ten powinien nam określić sponsor całego wydarzenia, jako że to on/ona decyduje o budżecie całego wydarzenia ☺. Jednak niemniej ważnym decydentem w tym temacie, powinni być nasi eksperci! Moment określania kierunku (tematu), w którym pójdzie nasze wydarzenie, będzie też bardzo ważny dla naszych ekspertów. Jeśli będzie to kierunek zgodny z ich potrzebami i oczekiwaniami, chętniej wezmą w nim udział. Zaangażowanie ich już na tym etapie pozwoli nam na pokazanie im, że faktycznie planujemy scenariusz hackathonu tak, by była w nim też przestrzeń dla nich. Sponsor hackathonu definiuje kierunek strategiczny, określa cele wydarzenia lub wskazuje grupy użytkowników (klientów / odbiorców rozwiązania), dla których będziemy projektować. W kolejnym kroku eksperci wskazują, jakimi zagadnieniami powinniśmy się zająć w ramach wskazanego kierunku strategicznego, czym zająć się by zrealizować założone cele lub jakie obszary tematyczne poruszyć dla wskazanych grup użytkowników (nowe produkty, nowe technologie, opakowania, usprawnienia, itp.). Finalnie, po przejściu przez etap empatyzacji z uczestnikami, oni definiują szczegółowe wyzwanie projektowe, nad którym będą pracować w kolejnych dniach. Dla przykładu:  Sponsor definiuje kierunek strategiczny: szukajcie pomysłów, które pozwolą nam budować zaufanie wśród naszych konsumentów Eksperci w ramach kierunku strategicznego wskazują: by budować zaufanie konsumentów pracujmy w obszarze nowych opakowań (eko) produktów spożywczych oraz nowych technologii wytwarzania żywności, które będą wykorzystywały naturalne mechanizmy ochrony (zamiast antybiotyków) oraz konserwacji (zamiast sztucznych konserwantów). Uczestnicy warsztatów, po przeprowadzeniu empatyzacji stawiają wyzwanie: w jaki sposób możemy pomóc zabieganym pracownikom mieszkającym w dużych miastach, w kupowaniu pełnowartościowych posiłków, które są przygotowywane w sposób możliwie neutralny dla środowiska By osiągnąć cele maratonu projektowania innowacji chcesz, by każda ze stron była zaangażowana w proces dodefiniowania wyzwania projektowego, nad rozwiązaniem którego uczestnicy będą pracować w trakcie hackathonu. W ten sposób zapewnisz sobie zaangażowanie kluczowych interesariuszy – sponsora, ekspertów oraz uczestników maratonu projektowania.

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella. Jako ekspert merytoryczny w zakresie prowadzenia procesów projektowania innowacji jestem przekonany, że kwestie wyboru metodologii i sposobu prowadzenia hackathonu w największym stopniu przyczyniają się do jego sukcesu. Jednocześnie jako facylitator i psycholog twórczości wiem, że nie samym myśleniem (pracą kreatywną) człowiek żyje, a bez atmosfery ludyczności i dobrej otoczki gwarantującej niestandardowe doświadczenia uczestników, kończąc hackathon organizatorzy mają pewne poczucie niedosytu. W tej części dowiesz się, jakie zaplecze techniczne ma znaczenie dla wydarzenia oraz o jakie aspekty organizacyjne warto zadbać, by otoczka aktywnie wspierała realizację celów warsztatów projektowania innowacji. Ludyczność [od łac. ludus – gra, zabawa], cecha różnych zjawisk kultury popularnej, oznaczająca spontaniczne służenie zabawie, rozumianej jako świętowanie, sposób spędzania wolnego czasu. Zachowania ludyczne przeciwstawiają się temu, co oficjalne, powszechnie obowiązujące, dostępne jedynie elicie; odwracają przyjęty system wartości kulturowych. W kontekście warsztatów projektowania innowacji atmosfera ludyczności oznacza przestrzeń do doświadczania pozytywnych emocji i zabawy tematem i/lub pomysłami, nad którymi pracują uczestnicy hackathonu.