[KROK 10] ZAPLANUJ WDROŻENIE I ZREALIZUJ POMYSŁ!

Diagram Gantta – rozłożenie zadań w czasie
Kiedy pomysł jest już gotowy, nadchodzi czas na ostatni krok: zaplanowanie jego realizacji.
Na tym etapie przydatna jest bazowa wiedza z zakresu zarządzania projektami: rozpisywanie zadań w czasie i zaplanowanie, które osoby powinny być informowane na którym etapie realizacji.

Powstałe dokumenty warto umieścić w chmurze, tak żeby były dostępne w każdym momencie, a zmiany pojawiały się w czasie rzeczywistym.

Stworzenie diagramu Gantta to wygodna metoda zapanowania nad całością projektu, zwłaszcza gdy zadań jest dużo i wiele z nich dzieje się równolegle.

Aby stworzyć diagram Gantta:

• Wypisz kroki, które muszą zostać wykonane, żeby pomysł został zrealizowany. Możesz skorzystać od razu z programu generującego diagram lub zapisać każdy krok na karteczce post-it, jeśli lubisz bardziej analogowe metody ☺
• Najlepiej jeśli każdy krok będzie związany z wykonaniem konkretnego produktu (czyli zamiast kroku „zbadać opinię pracowników na temat laboratorium kreatywnego” napisz „ułożyć treść ankiety” i „zebrać wyniki ankiet w formie raportu”)
• Zastanów się, ile czasu potrzeba na wykonanie każdego z kroków (np. ułożenie treści ankiety zajmie godzinę, a na badanie opinii zakończone raportem należy przeznaczyć tydzień) i do kiedy powinny zostać zakończone.
• Teraz ułóż kroki w kolejności na osi czasu. Zwróć uwagę na to, że wykonanie niektórych kroków może się dziać równolegle (np. przeprowadzanie ankiety i porównanie dostępnych na rynku hamaków do laboratorium kreatywnego może mieć miejsce w tym samym tygodniu) a niektóre kroki muszą następować jeden po drugim (np. analiza dostępnych na rynku ofert musi być przeprowadzona przed kupieniem hamaków).

Narzędzia do tworzenia diagramu

Istnieje wiele narzędzi, które można wykorzystać do stworzenia diagramu i kontroli nad projektem. Kilka najpopularniejszych propozycji poniżej:

1. Excel lub Google Sheets
Plusem Excela jest jego ogólnodostępność i to, że możemy stworzyć sobie dokładnie taki diagram, jakiego potrzebujemy. Do minusów zaliczymy to, że wykonanie przynajmniej pierwszej formatki zajmie sporo czasu, a przy bardziej rozbudowanych projektach duży arkusz Excela jest niezbyt wygodny w użyciu.
2. Gantter: https://gantter.com/
Gantter.com generuje diagram po wprowadzeniu danych (nazw kroków, czasów wykonania, dat zakończenia). Jest narzędziem darmowym, dostępnym również w języku polskim i integrującym się z Google Drive. Z minusów: rozwiązania bazujące na chmurze Google są często nie do zastosowania z komputerów firmowych.
3. Teamgantt https://www.teamgantt.com/
Teamgantt jest narzędziem płatnym, chociaż cena nie jest dyskwalifikująca (10$ miesięcznie). Do jego zalet należy przejrzysty interfejs (do zobaczenia tutaj: https://vimeo.com/33659982), który można przetestować korzystając z wersji próbnej. Potencjalny minus: dostępny w języku angielskim.

Ludzie w projekcie – jak sprawić, żeby wszyscy byli na bieżąco?

Na etapie realizacji pomysłu, zwłaszcza gdy okazuje się on większym projektem, istnieje ryzyko pojawienia się chaosu informacyjnego. Na spotkaniu zespołu wszystko jest jeszcze jasne, ale gdy każdy rozejdzie się do swoich zadań, szybko tracimy siebie z oczu i przestajemy ogarniać myślą całość projektu.

Dodatkowo część zainteresowanych zwykle nie należy do zespołu projektowego, więc nie może po prostu zajrzeć do diagramu Gantta i zorientować się w sytuacji.

Użyteczna okazuje się wtedy macierz RACI (inaczej: macierz interesariuszy). Za jej pomocą do każdego zadania przypisywane są osoby w różnym stopniu związane z projektem, tak aby nikt nie został pominięty w obiegu informacji.
Rozwinięcie angielskiego skrótu RACI oznacza:

Responsible – odpowiedzialny za doprowadzenie zadania do końca (Uwaga: niekoniecznie oznacza to, że musi zrobić wszystko osobiście!)
Accountable – nadzorujący wykonanie, odpowiedzialny za zatwierdzenie realizacji zadania
Consulted – ekspert w danej dziedzinie, konsultant doradzający wykonawcy zadania
Informed – osoba informowana o przebiegu zadania, nie mająca wpływu na jego wykonanie (mogą to być np. wszyscy pracownicy firmy informowani o postępie prac poprzez newsletter)

Jeśli chcecie zobaczyć jakie są poprzednie etapy Procesu Kreatywnego, zacznijcie od KROKU 1#

Źródła:
ilustracja diagramu Gantta: http://dotproject.net.pl/node/56
Więcej o narzędziach do tworzenia diagramów: http://annakolm.pl/546/wykres-gantta-online/