HACKATHON: JAK ZORGANIZOWAĆ EKSPERTÓW?

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella.

Eksperci podczas takich wydarzeń to temat rzeka. Często, w roli eksperta, możesz spotkać speców od własnego PR-u lub kogoś z łapanki. Taka sytuacja w stylu: „hej, kogoś musimy wydelegować z naszego działu na to wydarzenie, co je organizuje Dział Innowacji. Ktoś chętny?” I po chwili Czesio, asystent działu, otrzymuje „w nagrodę” delegację na warsztaty. Bo akurat ma najmniej do roboty w tym tygodniu.

Czasem jednak można spotkać ekspertów poszukujących inspiracji lub faktycznie merytorycznych inżynierów, product managerów, specjalistów od technologii, którzy zarówno chcą podzielić się swoim doświadczeniem jak i sami widzą korzyści z udziału w takim wydarzeniu. W tej części podpowiem jak szukać takich osób i po czym poznać, że będą dobrymi ekspertami podczas takiego wydarzenia.

Jakich chcesz mieć ekspertów?

Truizmem będzie powtarzanie, że chcesz mieć zaangażowanych ekspertów. Choć z perspektywy moderatora stwierdzam, że zaangażowani eksperci są nawet ważniejsi, niż zaangażowani uczestnicy. Bo swoją obecnością potrafią zdopingować i zachęcić grupy do wytężonej pracy podczas hackatonu. Podobnie jak w przypadku uczestników, ekspertom też trzeba zaproponować coś, co będzie warte ich czasu i uwagi. Korzyść, którą mogą osiągnąć dzieląc się z Tobą i grupami wiedzą i niemałym doświadczeniem. Odpowiedź prosta, ale zastosowanie…

Niełatwe zastosowanie: nasze doświadczenie podpowiada nam, że najlepiej sprawdzają się następujące motywatory:

• Możliwość zdobycia konkretnej wiedzy i doświadczenia procesu projektowania innowacji (doświadczenie warsztatów i zabranie materiałów szkoleniowych ☺). Eksperci lubią, gdy moderatorzy dzielą się wiedzą z zakresu prowadzenia takich wydarzeń i grup projektowych
• Możliwość poznania ekspertów w branży – nigdy nie wiadomo, jakie znajomości mogą nam się przydać w przyszłość. Warto rozwijać sieć kontaktów, szczególnie wśród uznanych ekspertów branżowych
• Możliwość zainspirowania się pomysłami młodych osób / uczestników – eksperci często wspominali nam, po takich wydarzeniach, że jedną z kluczowych wartości dla nich jest inspiracja i otworzenie oczu na nowe / inne obszary działania. Uczestnicy takich wydarzeń wykazują się ponadprzeciętną kreatywnością i nie są obarczeni ograniczeniami korporacyjnymi, które eksperci już przyjęli jako standard i nie kwestionują status quo.

By osiągnąć cele maratonu projektowania innowacji chcesz, by eksperci przychodzili na wydarzenie z zamysłem, że udział w hackathonie będzie w stanie zrealizować ich osobiste korzyści. Jak to zrobić? Zerknij to części „jak wybrać dobry temat na warsztaty”

Gdzie szukać ekspertów?

Najlepiej zacząć od osób, które znasz osobiście, lub do których możesz trafić z polecenia. Dobrze mieć wejście „z polecenia”, bo idea hackathonów / warsztatów projektowania innowacji otwartej nie jest jeszcze popularna w naszym kraju. Trudno jest złapać zainteresowanie zupełnie postronnych osób, gdy najpierw musisz wyjaśniać o co właściwie chodzi w takim rodzaju wydarzenia. My ekspertów poszukujemy wśród:

• Naszych klientów – zarówno osób zamawiających szkolenia i projekty doradcze (HR czy dyrektorzy działów), jak również wśród uczestników naszych dotychczasowych szkoleń i wydarzeń
• Członków Sieci Kreatywnych – osób zainteresowanych tematyką innowacji; sieci uczestników naszych szkoleń i osób, które wyraziły zainteresowanie tworzonymi przez nas treściami (czytelnicy newslettera)
• Osób poleconych przez klientów (wskazanych jako potencjalnie zainteresowanych)
• Naszych znajomych z różnych projektów, które przeprowadziliśmy do dnia dzisiejszego ☺

W temacie rekrutacji ekspertów często współdzielimy to zadanie z klientem, który też ma swoje źródła dotarcia do odpowiednich osób. W takim modelu (współpracy), bez większych problemów jesteśmy w stanie zrekrutować 5-6 ekspertów na kilkudniowe wydarzenie.

Po czym poznać, że ekspert będzie „przydatny” podczas wydarzenia?

Tu na początku warto zaznaczyć, że eksperci rzadko otrzymują jakieś dodatkowe wynagrodzenie z racji pełnienia swojej roli. To oznacza, że robią ukłon w naszą stronę z myślą, że coś dla siebie też będą z tego mieli. Poza inspiracją czy pomysłami często jest też to po prostu poczucie, że mogą się podzielić swoją wiedzą i doświadczeniem z młodszym pokoleniem. Mogą wejść w rolę mentora. Mając tą perspektywę z tyłu głowy możemy się zastanowić nad tym, jakie kompetencje, cechy i umiejętności taki mentor powinien mieć, by spełnić dobrze swoją rolę podczas Twojego wydarzenia:

• Powinien być zainteresowany i mieć jakąś osobistą korzyść z obecności na miejscu. Szczypta egoistycznego podejścia moim zdaniem zdecydowanie dodaje smaku i zaangażowania obecności eksperta. Zapytaj wprost, z czym każdy ekspert chciałby wyjść dla siebie z tego hackathonu.
• Powinien być ekspertem otwartym na inne pomysły i punkty widzenia, niż te zgodne z jego wiedzą i doświadczeniem. Rolą mentora jest inspirować uczestników, a nie pokazywać im czarno – białą rzeczywistość. Jeśli uczestnicy chcą trzymać się swoich pomysłów (zamiast sugestii eksperta), powinien takie podejście doceniać i wspierać.
• Powinien reprezentować obszar biznesowy (średni i wyższy poziom managerski) lub obszar wiedzy specjalistycznej (co najmniej starszy specjalista z kilkuletnim doświadczeniem w branży, obszarze, zagadnieniu, które jest przedmiotem hackathonu)
• Dobrze by było, gdyby miał umiejętności coachingowe / facylitatorskie. By potrafił podzielić się doświadczeniem, po czym z pomocą aktywnego słuchania i pytań otwartych pomógł uczestnikom w refleksji nad tym, jak ta informacja wpływa na ich koncepcję.

Podczas naszego hackathonu (organizowanego dla EIT Food), w składzie ekspertów mieliśmy:

• Dyrektora ds. Nowych Produktów – MOWI
• Brand Manager – Łowicz
• Kierownik Projektów R&D – Lubella
• Partner Zarządzający Funduszu Inwestycyjnego
• Doradcę Zarządu – Cedrob
• Eksperta ds. Opakowań – Hortex