HACKATHON: JAK ZADBAĆ O KWESTIE ORGANIZACYJNE?

Seria artykułów powstała w oparciu o maraton projektowania innowacji (Foodhaton) zorganizowany przez nas dla EIT Food w październiku 2019 roku, przy współpracy z ekspertami branżowymi z Cedrob, Mowi, Łowicz oraz Lubella.

Jako ekspert merytoryczny w zakresie prowadzenia procesów projektowania innowacji jestem przekonany, że kwestie wyboru metodologii i sposobu prowadzenia hackathonu w największym stopniu przyczyniają się do jego sukcesu. Jednocześnie jako facylitator i psycholog twórczości wiem, że nie samym myśleniem (pracą kreatywną) człowiek żyje, a bez atmosfery ludyczności i dobrej otoczki gwarantującej niestandardowe doświadczenia uczestników, kończąc hackathon organizatorzy mają pewne poczucie niedosytu. W tej części dowiesz się, jakie zaplecze techniczne ma znaczenie dla wydarzenia oraz o jakie aspekty organizacyjne warto zadbać, by otoczka aktywnie wspierała realizację celów warsztatów projektowania innowacji.

Ludyczność [od łac. ludus – gra, zabawa], cecha różnych zjawisk kultury popularnej, oznaczająca spontaniczne służenie zabawie, rozumianej jako świętowanie, sposób spędzania wolnego czasu. Zachowania ludyczne przeciwstawiają się temu, co oficjalne, powszechnie obowiązujące, dostępne jedynie elicie; odwracają przyjęty system wartości kulturowych. W kontekście warsztatów projektowania innowacji atmosfera ludyczności oznacza przestrzeń do doświadczania pozytywnych emocji i zabawy tematem i/lub pomysłami, nad którymi pracują uczestnicy hackathonu.

Zaplecze techniczne warsztatów projektowania innowacji

Wybierając miejsce, w którym chcesz przeprowadzić swój hackathon, zwróć uwagę na cztery czynniki, które w największym stopniu wpływają na atmosferę wydarzenia i efektywność wykorzystania czasu. Są to: odpowiednie miejsce (nietuzinkowy design), dostępność światła dziennego, dostęp do użytkowników, oraz nagłośnienie.

Miejsce – jeśli chcemy, by uczestnicy tworzyli faktycznie nowatorskie i oryginalne pomysły, musimy ich wyrwać z przestrzeni, w których przebywają na co dzień. Im bardziej oryginalna przestrzeń, tym lepiej – to inspiruje i na poziomie nieświadomym pobudza kreatywność uczestników. Sprawdzają nam się sale w nowoczesnych biurach co-workingowych (one często mają fajny design), zamykane sale w ciekawych restauracjach (potrafią mieć industrialny desing z dużą ilością zieleni), lub studia fotograficzne (pozwalające na dużą adaptację przestrzeni własnym meblami). W ostateczności szukamy przestrzeni w hotelach – designerskie hotele to w większości wypadków zdecydowanie półka premium w kwestii ceny ☺.

Szukając miejsca sprawdź też, na ile w sali masz dostępność do światła dziennego. Jest to szczególnie ważne w okresie jesienno-zimowym, gdy łatwiej nas dopada marazm i zmęczenie. Światło dzienne pobudza energię w grupie i pomaga moderatorom utrzymać dobry flow w pracy twórczej. Okna powinny być na tyle duże (też w kwestii powierzchni), by grupa mogła pracować bez światła sztucznego w ciągu dnia (do czasu zmierzchu). W ostateczności decyduj się na miejsce, które ma mniej światła dziennego, ale oświetlenie zbliżone do dziennego (białe nie żółte). Najgorszą opcją jest prowadzenie „w piwnicy” – przestrzeni, w której nie masz dostępu do światła dziennego. Próbowałem takich opcji i zdecydowanie nie polecam.

Dostęp do użytkowników to ważne kryterium wyboru miejsca, jeśli w ramach hackathonu uczestnicy będą tworzyć rozwiązania dla rynku konsumenckiego (B2C). Na etapie empatyzacji, weryfikacji koncepcji czy prototypowania możesz chcieć wysłać uczestników „w teren”, by porozmawiali z użytkownikami (konsumentami) i zebrali od nich informacje zwrotne. Im bliżej jesteście gęsto uczęszczanych miejsc (galeria handlowa?), tym łatwiej będzie znaleźć kogoś, kto zatrzyma się i podzieli się swoją opinią. W niektórych projektach rekrutujemy użytkowników do udziału w hackathonie i zapraszamy ich bezpośrednio do udziału w warsztatach. Wtedy lokalizacja przestrzeni pod względem dostępności użytkowników, przestaje mieć specjalne znaczenie.

Nagłośnienie przestrzeni to drobny element, ważny przy grupach liczących powyżej 55 osób. Kilka razy zastanawialiśmy się, czy dla grupy kilkudziesięcioosobowej organizować nagłośnienie (co generuje dodatkowe koszty). Granicą, kiedy mikrofon z głośnikiem faktycznie zaczyna się przydawać, jest właśnie grupa licząca 55 i więcej osób.

Jeśli wynajmujesz przestrzeń na warsztaty sprawdź, jaka jest polityka właścicieli w kwestii rozwiązywania problemów, otwartości na nieszablonowe działania i rozliczania szkód. Zabawowy klimat, wspierany przez niestandardowe ćwiczenia rozgrzewki kreatywnej sprawiają, że uczestnicy czują się luźno i nie chcemy im co chwilę zwracać uwagi, by uważali na wykładzinę, na stoliki i inne, niestandardowe elementy wyposażenia. Nie oznacza to niedbałości, jednak w twórczym chaosie każdemu z nas zdarza się zapomnieć… Zaplanuj w budżecie co najmniej kilkaset złotych na nieprzewidziane wydatki związane z wynajem przestrzeni na realizację hackathonu.